Bên cạnh những yếu tố mấu chốt như nội dung thông điệp, kênh truyền thông, hình thức thể hiện thì tính thời điểm (timing) được xem là “chìa khóa vàng” quyết định đến thành công của chiến dịch PR.
Trong thời đại truyền thông bùng nổ như hiện nay, hoạt động PR (quan hệ công chúng) luôn là một mắt xích quan trọng trong chiến lược phát triển thương hiệu của mọi doanh nghiệp. Thông qua PR, doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp, giá trị cốt lõi đến đúng đối tượng mục tiêu, từ đó gia tăng nhận diện, xây dựng uy tín và sự gắn kết lâu dài với khách hàng, đối tác.
Tuy nhiên, trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, khi mà mỗi ngày khách hàng bị “bao vây” bởi hàng trăm thông tin quảng cáo, truyền thông thì làm sao để thông điệp PR của doanh nghiệp có thể “lọt” vào tầm mắt của công chúng, để lại dấu ấn khó quên? Bên cạnh những yếu tố mấu chốt như nội dung thông điệp, kênh truyền thông, hình thức thể hiện thì tính thời điểm (timing) được xem là “chìa khóa vàng” quyết định đến thành công của chiến dịch PR.
Nhân một dịp đang làm chiến dịch liên quan đến kỳ nghỉ lễ 30/4, 1/5, mình có ngồi “ngâm cứu” về tính thời điểm trong việc làm PR. Trước đây, vào dịp tháng 11, 12 hàng năm, mình đều bắt đầu làm kế hoạch truyền thông cho công ty, khách hàng, dự án (nếu có) cho năm sau để kịp triển khai từ tháng 1. Những lúc ấy, người bạn đồng hành không thể thiếu chính là lịch để bàn. Với mình, cuốn lịch để bàn thật tiện lợi và hữu ích, mình yêu những cuốn lịch để bàn có nhiều khoảng trống, có thể viết ghi chú, hay dễ khoanh tròn lại đến mức mình phải thỏa thuận với anh đại lý bảo hiểm rằng Tết nhớ tặng em lịch để bàn chứ không phải lịch treo tường đâu nhé! Nhờ vào những cuốn lịch để bàn, mình có thể nắm bắt nhanh chóng các ngày lễ lớn trong năm, các ngày kỷ niệm, hay note ngay lại các ngày quan trọng của công ty… Bây giờ, mình không dùng lịch để bàn nữa, thay vào đó dùng lịch trên điện thoại, máy tính nhưng cảm giác vẫn thấy nhớ những kỷ niệm ngày xưa.
Khi nghiêm túc theo đuổi ngành PR, mình phải ngồi lại để hệ thống hóa cách mình vẫn triển khai chiến dịch/chương trình, và gọi tên các bước thực hiện ra để bạn đọc có thể dễ hình dung. Vì vậy, mình thấy không có gì hợp hơn khi lúc này, mình ngồi xuống và viết về tính thời điểm trong PR.
Theo nghiên cứu của Hubspot, những chiến dịch truyền thông có timing phù hợp thường đạt được tỷ lệ tương tác (engagement rate) cao hơn 20-40% so với trung bình. Điều này cho thấy việc lựa chọn đúng thời điểm để “đánh trúng” insight của khách hàng, để nội dung PR được lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng sẽ giúp thương hiệu ghi điểm tuyệt đối trong mắt công chúng.
Nhìn vào những chiến dịch PR ấn tượng gần đây, chúng ta có thể thấy được sức mạnh của timing:
1. Chiến dịch “Giải cứu nông sản” của Grab (2021): Cũng trong thời điểm giãn cách xã hội, khi ngành nông nghiệp gặp khó khăn do đứt gãy chuỗi cung ứng, Grab đã tung chiến dịch “giải cứu” nông sản bằng cách kết nối trực tiếp nông dân với người tiêu dùng qua ứng dụng. Timing của chiến dịch rất phù hợp, thể hiện sự đồng hành và hỗ trợ của Grab với bà con nông dân, đồng thời cũng mang đến giải pháp cho bài toán “sạch – ngon – an toàn” của người tiêu dùng. Chiến dịch đã được cộng đồng đón nhận nồng nhiệt và mang về doanh thu ấn tượng cho Grab.
2. Chiến dịch “Sống xanh” của Nestlé: Đón đầu xu hướng sống xanh, bảo vệ môi trường đang lên cao, Nestlé đã tung ra chiến dịch Tết “Trao điều lành, Đón lộc xanh” và “Ăn Tết xanh, Đón lộc lành” năm 2022 và 2023, chiến dịch dọn dẹp bãi biển “Vì một đại dương xanh”… Với các hoạt động như trồng cây xanh, dọn rác ở bờ biển, thay thế vật liệu nhựa bằng vật liệu sinh học… thông điệp “bảo vệ Trái đất từ những việc làm nhỏ nhất” của Nestlé đã chạm đến tâm lý khách hàng. Nhờ timing phù hợp, gắn được câu chuyện thương hiệu với sự kiện, chiến dịch đã lan tỏa mạnh mẽ và tạo dựng hình ảnh tích cực cho Nestlé.
Vậy làm thế nào để “sở hữu” timing hoàn hảo trong các chiến dịch PR? Theo chuyên gia Gini Dietrich – CEO của Arment Dietrich Inc., trước hết, nhà PR cần “lắng nghe câu chuyện xung quanh” một cách tỉnh táo. Nghĩa là thường xuyên theo dõi tin tức thời sự, cập nhật tình hình xã hội và thị trường để nắm bắt những insight, sự kiện, vấn đề “nóng” liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Từ việc nắm bắt thông tin, xu hướng, doanh nghiệp sẽ xây dựng những nội dung PR hướng tới khách hàng mục tiêu và “nhắm” đúng vào các touchpoints (điểm chạm). Hơn thế nữa, timing còn đòi hỏi tính dự báo để doanh nghiệp định vị trước cơ hội, chuẩn bị sẵn “đề tài nóng”, hoà nhịp được với các vấn đề mà công chúng quan tâm.
Bên cạnh yếu tố sự kiện, thời sự bên ngoài, timing của PR còn gắn liền với các sự kiện, cột mốc quan trọng của doanh nghiệp như kỷ niệm thành lập, mở rộng kinh doanh, khai trương chi nhánh, ra mắt sản phẩm mới… Đây là những thời điểm “vàng” để doanh nghiệp “bung lụa”, truyền thông rầm rộ về thương hiệu, củng cố niềm tin và mối quan hệ với cộng đồng.
Đặc biệt, khi khủng hoảng xảy ra, PR chính là “cứu cánh” để doanh nghiệp vượt qua sóng gió. Trong trường hợp này, timing lại đòi hỏi sự nhanh nhạy tuyệt đối trong việc ứng phó kịp thời với tình huống, xoa dịu dư luận và lấy lại niềm tin của công chúng vào thương hiệu.
Ngoài ra, trong kỷ nguyên số, timing của PR còn gắn liền với các kênh truyền thông mới như mạng xã hội hay cộng đồng. Theo nghiên cứu của Sprout Social, lượng tương tác trên các bài đăng của thương hiệu trên mạng xã hội thường đạt đỉnh điểm vào khung giờ 10-12h trưa các ngày trong tuần. Do đó, việc đưa thông điệp đúng lúc, đúng chỗ trên kênh trực tuyến cũng đóng vai trò quan trọng không kém truyền thông truyền thống.
Tóm lại, timing chính là một trong những yếu tố sống còn để các chiến dịch PR đạt được hiệu quả cao nhất. Nội dung sáng tạo, hình thức bắt mắt dù là những yếu tố không thể thiếu nhưng nếu không xuất hiện đúng lúc, đúng thời điểm thì thông điệp cũng khó truyền tải đến công chúng một cách trọn vẹn.
Trong thế giới phẳng và thay đổi liên tục như hiện nay, để làm chủ timing, PR phải luôn “active” chứ không thể “reactive”. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp và người làm PR luôn phải bám sát tình hình thực tế, chủ động trong việc nắm bắt thời cơ và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Một chiến dịch PR với timing hoàn hảo sẽ như một cơn gió lành, vừa mang đến giá trị thiết thực cho công chúng, vừa giúp doanh nghiệp chiếm trọn “spotlight”, củng cố uy tín và sức hút thương hiệu trong lòng khách hàng.
Chào bạn, bạn đang đọc bài viết trên Anne Viết – Blog về phát triển bản thân, sự nghiệp viết lách và nghề PR, truyền thông. Đừng quên kết nối với mình qua:
Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết tiếp theo!
Để lại một bình luận